FINBUD

Erste Einrichtung

Schritt von

Die Basis für deine Buchhaltung

Diese Angaben erscheinen später auf Rechnungen und helfen FINBUD, Auswertungen und Prognosen richtig zuzuordnen.

Persönliche und betriebliche Daten

Bankverbindung

Wird für Rechnungen verwendet und kann später jederzeit geändert werden.

Deine Haupttätigkeit

Damit werden Umsätze in Prognose und KI-Steuercheck verständlich benannt.

Fahrzeug hinterlegen

Für Reisekosten und betriebliche Fahrten kannst du dein Fahrzeug samt Jahreskilometerständen dokumentieren.

Kein betrieblich genutztes Fahrzeug? Überspringe diesen Schritt einfach. Alle Angaben lassen sich später in den User-Einstellungen ergänzen.

Lege deinen ersten Kunden an

Unterscheide zwischen Unternehmen und Einzelperson. So verwendet FINBUD später auf Rechnungen und in E-Mails automatisch den richtigen Namen.

Erlösliste importieren

Übernimm vorhandene Erlöse direkt aus Excel oder Google Sheets. Kopiere die Zeilen und füge sie unten ein.

Spaltenreihenfolge

Rechnungsnummer | Firma/Person | Datum | Netto | USt | Gesamt | Zahlungsdatum | Notiz

Kopiere die acht Spalten in dieser Reihenfolge aus deiner Tabelle und füge sie unten ein. Jeder Erlös gehört in eine eigene Zeile. Eine mitkopierte Überschriftenzeile erkennt FINBUD automatisch.

Für eine saubere Zuordnung sollten Rechnungsnummer, Firma/Person und Datum ausgefüllt sein. Lass das Zahlungsdatum leer, wenn eine Rechnung noch offen ist; die Notiz ist optional.

Formate: Datumswerte funktionieren zum Beispiel als 12.08.2026 oder 2026-08-12, Beträge als 2.080,00 oder 2080.00.

Wichtig bei steuerfreien Leistungen: Trage Netto und Gesamt identisch sowie USt mit 0 ein. Fehlen Netto oder Gesamt, berechnet FINBUD den fehlenden Betrag standardmäßig mit 20 % USt.

Die folgenden Datenbankänderungen gehören zur installierten Finbud-Version und wurden noch nicht ausgeführt:

Bereits vorhandene Daten bleiben bei den idempotenten Migrationen erhalten.

MFA-Bestätigung erforderlich. Die Bestätigung dieser Sitzung fehlt oder ist abgelaufen.

Deine Anmeldung bleibt bestehen. Besonders geschützte Praxisfunktionen bleiben bis zur erneuten Bestätigung mit deiner Authenticator-App oder einem Wiederherstellungscode gesperrt.

Die Freigabe wird nach der Bestätigung serverseitig neu geprüft.

Finbud Logo

Hier ist dein Überblick.

Prognose wird geladen …

Offene Tickets

Offene Rechnungen

Fällige Leistungen

RECHNUNG ERSTELLEN

Inhalt und Gestaltung direkt in der Vorschau anpassen.

Beim Speichern wird zusätzlich eine pseudonymisierte Fassung für Finanzamt und Steuerberatung erstellt.

|

Nummer
Datum
Fällig

Patient:in

Vers.-Nr.:

Behandlung

Behandlungsmethode
Patientenkürzel
Versicherungsnummer
Diagnose

Referenz: Leistungszeitraum:

Datum Leistung Info Betrag
Zwischensumme
Gesamt
Es handelt sich vorliegend um eine innergemeinschaftliche Leistung zwischen Unternehmern. Entsprechend der Regelungen der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie geht die Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger über (reverse charge).
Umsatzsteuerfreie Leistung.

Read-only: Buchhalter sehen die PHI-freie Liste und Exporte, jedoch keine Vollbelege oder Verwaltungsaktionen.

Rechnungen werden geladen …

Netto Erlös

USt. 20%

Gesamt Brutto

Zahldatum-Brutto

Nr. Firma Datum Netto USt. Gesamt Zahldatum Status Aktion
Keine Rechnungen für die gewählte Herkunft und Suche gefunden.

Mandantenverwaltung

Mandanten

Kundendaten anlegen, bearbeiten und den jeweiligen Tätigkeitsbereichen zuordnen.

Einstellungen

User-Einstellungen

Firmendaten, Tätigkeiten und persönliche Integrationen verwalten.

Einstellungen

Praxissoftware

Honorarnoten-Angaben, Praxiszugänge und den Sicherheitsstatus verwalten.

Honorarnoten

Rechnungsangaben

Diese Angaben gelten für dein angemeldetes Therapeut:innenkonto in der ausgewählten Praxis.

Rechnungsangaben werden geladen …

Therapeut:innenzugang erforderlich

Vollständige Honorarnoten und persönliche Rechnungsangaben können ausschließlich mit einer aktiven Therapeut:innenrolle verwaltet werden.

Aktive Praxis:
Vorschau des Praxislogos
Kein Praxislogo

Logo der Praxisrechnung

PNG oder JPG, maximal 5 MB. Die Datei wird geschützt bei deinem Konto gespeichert und nur für diese Praxis verwendet.

Das neue Logo wird beim Speichern hochgeladen.

Das bisherige Praxislogo wird beim Speichern entfernt.

Standardtarife für Sitzungen

Beträge in Euro inklusive zwei Nachkommastellen. Die Rechnung übernimmt den zum Erstellungszeitpunkt gewählten Tarif.

Rechnungskreise

Eigene Praxiskreise vergeben eindeutige Nummern. Ohne eigenen Kreis verwendet FINBUD weiterhin den bestehenden Haupt-Rechnungskreis.

Aktuell gilt der bestehende FINBUD-Hauptnummernkreis. Füge einen Praxiskreis hinzu, um ein eigenes Format zu verwenden.

Die Angaben und Praxiskreise werden pro Therapeut:in und Praxis gespeichert. Der Finanzmandant bleibt davon getrennt.

Praxissoftware

Eigene Praxis

Praxiszugang getrennt von den globalen Finbud-Rollen einrichten.

Praxiskontext wird geladen …

Praxiszugang prüfen

Deine Praxiszugänge

Nur aktive, ausdrücklich vergebene Mitgliedschaften werden angezeigt.

Beim Einrichten erhält dein angemeldetes Konto ausdrücklich Praxisverwaltung und therapeutischen Zugriff. Weitere Personen werden nicht automatisch berechtigt.

Derzeit ausschließlich Testdaten verwenden. Noch keine echten Klienten- oder Gesundheitsdaten erfassen.

Die Praxis wird ausschließlich mit deinem eigenen Finbud-Finanzbereich verknüpft.

Keine Praxis verfügbar

Grundlagen

Unternehmensprofil

Stammdaten, Rechnungsangaben und Tätigkeitsbereiche deines Unternehmens.

Firmendaten bearbeiten

Formatbeispiel:

Buchhaltungsprofil

Tätigkeiten

Diese Bezeichnungen erscheinen in Prognose und KI-Steuercheck. Die Haupttätigkeit benennt den jeweiligen technischen Buchhaltungsbereich.

Noch keine Tätigkeit eingerichtet. Lege mindestens eine Haupttätigkeit an.

Kontosicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Schütze sensible Praxisfunktionen zusätzlich mit einer Authenticator-App.

Authenticator & Wiederherstellung

Die Einrichtung gilt nur für dein aktuell angemeldetes Konto.

MFA-Status wird sicher geprüft …

MFA ist derzeit nicht verfügbar

Mandantenverwaltung

Wähle zuerst, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Einzelperson beziehungsweise ein Einzelunternehmen ist. So bleiben Firmenname, Personenname und Ansprechpartner sauber voneinander getrennt.

Neuen Kunden anlegen

Kann leer bleiben.

Unternehmen: Der Firmenname ist der Kunde. Vor- und Nachname darunter gehören ausschließlich zum Ansprechpartner. Einzelperson: Vor- und Nachname sind der Kunde. Ein Praxis- oder Unternehmensname kann zusätzlich angegeben werden, ist aber nicht der Ansprechpartner.
Änderungen noch nicht gespeichert.
Noch keine Kunden angelegt.

Finanzen

Buchhaltung & Automatisierung

Steuererinnerungen und Postfächer für Belege sowie Kontoeingänge.

Steuerberatung

Quartalszahlen erinnern

Ab dem 10. Kalendertag nach Quartalsende erscheint im Dashboard ein Hinweis. Fällig sind die Quartalszahlen am 15. Kalendertag.

Erledigte Quartale

Ausgaben E-Mail Postfach (IMAP)

E-Mail Konto von dem Rechnungen und Belege automatisch per KI importiert werden.

Verwende ein separates Postfach oder eine eigene Weiterleitungskopie. Das Ausgaben-Postfach und das alte ERSTE-XRM dürfen dieselbe Nachricht nicht gleichzeitig abrufen.
TLS ist immer aktiv

POP3S wie im ERSTE-Projekt: FINBUD liest neue Nachrichten über UIDL ein und löscht sie nicht vom Server.

Speichern und Verbindungstest sind bereits möglich. Für den automatischen Import müssen zusätzlich Absender und Betreff-Filter ausgefüllt sein.

Erweiterungen

Module & Integrationen

Modulspezifische Einstellungen für Praxis, Reisen, Tickets und Warteliste.

Fahrzeug & Jahreskilometerstand

Die Stände dienen als Rahmen für die Reisekostenaufzeichnung. Fotos oder Werkstattbelege können bei der jeweiligen Reise abgelegt werden.

Ticketsystem E-Mail Postfach (IMAP)

E-Mail Konto, von dem Kundenanfragen automatisch als Tickets importiert werden.

Praxismanagement

Warteliste – externe Erfassung

Interessenten direkt über einen geschützten Link aufnehmen.

Aktiv Modul nicht freigeschaltet Nicht aktiv

Der Link gewährt Schreibzugriff auf diese Warteliste. Bitte wie ein Passwort behandeln.

Dieser Link bleibt gespeichert, nimmt aber erst wieder Einträge an, wenn das Wartelisten-Modul für den Mandanten freigeschaltet ist.

Dieser bestehende Token bleibt gültig. Mit „Erneuern“ wird einmalig ein deutlich kürzerer Token erzeugt; der bisherige Link wird dabei ungültig.

Technisches Beispiel

Kompakter GET-Aufruf mit n (Name), e (E-Mail), optional p (Telefon), a (Verfügbarkeit) und m (Notiz):

Für echte Formulare ist POST empfohlen, damit personenbezogene Daten nicht in URL und Browser-Verlauf stehen.

Wird geladen

Kernverwaltung

Leistungserfassung

Offene und wiederkehrende Leistungen verwalten, Fälligkeiten überwachen und Positionen direkt in Rechnungen übernehmen.

Wiederkehrend offen
Einmalig offen
Netto diesen Monat
Schnell zu Kunde
Reihenfolge durch Ziehen anpassen

Belege & Ausgaben

Ausgaben Netto

Vorsteuer

Ausgaben Brutto

Gewinn (Brutto)

Einnahmen nach Zahldatum minus Ausgaben nach Rechnungsdatum.

Datum Firma UID Rechnungs-Nr Kategorie Bezahlt via Bezahlt am Netto USt. Brutto Aktion

Bank-Postfach

Kontoeingänge

Alle importierten Buchungen des ausgewählten Mandanten.

Offen
Offene Summe
Angezeigt
Für den automatischen Import bitte unter Einstellungen noch Absender und Betreff-Filter ergänzen.
Die sichere Rechnungsprüfung ist derzeit nicht verfügbar. Es wird keine automatische Zahlungszuordnung gestartet. Falls Sie zuvor bestätigt haben, prüfen Sie den aktuellen Stand vor einem erneuten Versuch.
Kontoeingänge werden geladen …

Sozialversicherung

Alle Businesses

SVS-Zahlungen

Zahlungen und optionale PDF-Belege zentral dokumentieren. Gilt gemeinsam für alle Geschäftsbereiche.

Summe

Keine SVS-Zahlungen in

Für dieses Jahr wurden noch keine Sozialversicherungsbeiträge oder Überweisungen erfasst.

Zahldatum SVS-Art Betrag PDF-Beleg Aktionen
Gesamtsumme

Finanzprognose

Umsatz, Ausgaben, Rücklagen und Liquidität verständlich an einem Ort.

Prognose wird berechnet …
Arbeitsorganisation

Tickets & Aufgaben

Verwalte deine Aufgaben und wandle Belege in Tickets um.

Offen

In Bearbeitung

Erledigt

Reisemodul

Reisekosten

Geschäftsreisen, Kilometergeld und gemeinsame Belege übersichtlich dokumentieren.

Fahrzeug
Kennzeichen
km Jahresanfang
km Jahresende

Betrieblich notwendige Mitfahrer

Kilometergeld dieser Reise

Fahrten

Gesamtkilometer

km

Kilometergeld

0,50 € pro km · mit Mitfahrer 0,65 €

Erfasste Reisen

Lädt …

Noch keine Geschäftsreisen für dieses Jahr.

Die erste Reise kann direkt oben erfasst werden.

Gemeinsame Belegablagen

Reise- und Autoausgaben werden gemeinsam für Business und Coaching gesammelt.

Berufliche Entwicklung

Fortbildungen

Dokumentiere Fortbildungsstunden, ECTS und Bestätigungen nachvollziehbar an einem Ort.

12 Monate
Zielerreichung

30 Stunden im Jahr

Std.

Einträge im rollierenden 12-Monats-Zeitraum

5 Jahre
Langzeitziel

150 Stunden in 5 Jahren

Std.

gültige Einträge · archiviert

Fortbildungsnachweise

Standardmäßig nach Datum absteigend. Einträge vor sind grau markiert.

 Einträge
Fortbildungen werden geladen …

Noch keine Fortbildungen erfasst

Lege den ersten Eintrag über „Fortbildung hinzufügen“ an.

Interessentenverwaltung

Warteliste

Anfragen, Verfügbarkeiten und Kontaktaufnahmen kompakt an einem Ort verwalten.

Aktiv wartend
Unkontaktiert
Einschieben
Abgeschlossen

Wird geladen

Praxismanagement

Psychotherapie-Dashboard

Warteliste und Kontoeingänge auf einen Blick. Die Daten und Funktionen bleiben dem aktuell ausgewählten Finbud-Mandanten zugeordnet.

Warteliste wird geladen

Keine Personen auf der Warteliste

Aktuell gibt es keine aktiv wartenden Einträge.

Kontoeingänge werden geladen
Für den automatischen Abruf kannst du unter Einstellungen ein separates Bank-Postfach einrichten. Bereits aus ERSTE übernommene Einträge bleiben sichtbar.

Letzte 14 Tage · einschließlich heute

Kontoeingänge werden geladen …

Praxismanagement

Klienten und Behandlungen

Dein Praxisbereich ist eingerichtet. Die klinische Beta muss für die Datenerfassung noch aktiviert werden.

FPM Beta

Aktiver Arbeitsbereich

Deine Praxisrollen

Wähle zuerst den Praxis-Arbeitsbereich aus. Die Auswahl bleibt lokal und lädt keine klinischen Daten.

FPM-Ausbau

Die nächsten Praxisfunktionen

Implementiert

Klienten

Vollständige Profile mit Kontakt, Versicherungsnummer, Diagnose und Behandlungszielen.

Bereit für die Beta

Beta aktiv

Stundenkontingente

Bewilligte, reservierte, verbrauchte und noch verfügbare Stunden direkt im Klientenprofil.

Im Klientenprofil verfügbar

Beta aktiv

Sitzungen

Sitzungstermine planen, abschließen oder absagen und den Kontingentverbrauch aktuell halten.

Im Klientenprofil verfügbar

Beta aktiv

Abrechnung

Rechnungen aus Sitzungen und automatischer Abgleich mit den bestehenden Finbud-Kontoeingängen.

Für geplante und abgeschlossene Sitzungen verfügbar

Einstellungen · Admin-Einstellungen

Benutzerverwaltung

Konten, Rollen, Modulzugriffe, Tätigkeiten und aktive Geräte zentral verwalten.

Neuen Benutzer anlegen

Zugangsdaten, Rolle und verfügbare Module festlegen.

Freigeschaltete Bereiche

Bestehende Benutzer

Änderungen an Feldern und Schaltern werden unmittelbar gespeichert.

Konto Ansprechname Rolle Tätigkeiten Zugewiesene Mandanten Module Passwort-Reset Onboarding AktionenAktionen

Angemeldete Geräte

Geräte werden geladen …

Keine weiteren Geräte

Aktuell sind keine zusätzlichen Sitzungen vorhanden.

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